Seu sistema precisa ser completo, contínuo e confiável para lhe dar poder real e seguir o fluxograma do GTD® vai ajudá-lo nisso.
Considere a importância de criar e armazenar tudo nos compartimentos certos, pois esta é a chave mestra durante o fluxo de organização do GTD®. Ele é composto pelo Processamento (parte central) e pela Organização (parte externa), questões fundamentais para produtividade.
Disciplina é a mágica do método GTD®.
Então vamos juntar tudo isso numa sequência lógica, sistemática e visual: um fluxograma tradicional de trabalho no GTD®.
Quando você for processar sua caixa de entrada vai criar listas para agrupar suas coisas organizadamente, correto?
Primeiramente, para o método GTD® funcionar bem, é importante ter categorias de separação e agrupamento de itens com limites bem definidos.
Uma questão crucial é que transpareçam sua linha divisória umas das outras, pois do contrário a organização não terá valor algum.
Não perca tempo tentando criar todas as divisórias que acha que vai precisar.
À medida que for processando sentirá a necessidade de ir criando as suas, inclusive pode guiar-se por estes 7 tipos primários de coisas para acompanhar, listados por David Allen:
- Ações e informações inseridas na agenda
- Listas de “Próximas Ações”
- Uma lista “Em espera…”
- A lista de “Projetos”
- Outra lista para “Algum dia/talvez”
- Material de referência
- Material de Suporte a projetos
Neste caso teremos listas, pastas, uma agenda para anotar os compromissos com datas e lembretes.
Até aqui não tem novidade, todos temos listas e pastas. Então a novidade é que você agora vai administrar isso tudo usando o método GTD® de maneira disciplinada. Esta é a chave do sucesso.
Você vai captar as informações, processar, organizar, fazer e revisar de maneira efetiva, regular e constante.
A primeira regra de ouro é respeitar sua agenda, ela só deve conter o que não pode ser adiado. A segunda é criar agrupamentos que façam sentido para você para que localize a informação quando precisar.
Para realizar as tarefas de suas listas você precisa estar no local onde ela pode ser feita, com as ferramentas necessárias e o tempo/energia disponível para elas. Assim, muitos usuários GTD® costumam criar categorias de lembretes por contexto: @rua, @telefone, @computador, @com Chefe, @reunião mensal… Afinal eles precisam lembrar você no momento exato em que estiver em condições de realizar a tarefa.
O método GTD® está deixando você tranquilo, de mente vazia, com foco exclusivo no agora?
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Abraços
Especialista em Gestão do Tempo e Produtividade.
Imagem: livro “A arte de fazer acontecer”
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