Como manter o e-mail em dia mesmo em viagens a trabalho

Quem viaja bastante a trabalho sabe que não é fácil manter uma rotina de acompanhamento, leitura e resposta aos e-mails. Neste artigo, traremos algumas dicas de acordo com o método GTD para que você mantenha a sua caixa de entrada sob controle mesmo em meio a uma viagem a trabalho e tantos compromissos.


Em primeiro lugar, lembre-se que uma caixa de entrada de e-mails é apenas uma ferramenta de captura como qualquer outra. Assim como você pode capturar lembretes, informações e ideias em um bloco de notas, alguém pode capturar “por você” enviando mensagens.

Em segundo lugar, é importante lembrar que, como toda ferramenta de captura, ela deve ser esvaziada com uma certa regularidade, de modo que não vire um “gargalo” em você. David Allen, autor do método GTD, diz que demanda muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que uma caixa com mil e-mails. Por quê? Porque uma caixa com mil e-mails, por mais que estejam lidos, representam pendências para você, mas pendências de todos os tipos. Você pode ter um e-mail que você precise resolver, outro que está esperando resposta de terceiros, ou até mesmo e-mails que você ainda não sabe direito como lidar. A proposta do GTD é organizar esses e-mails em outro lugar, uma vez que você os esclareça.

Esclarecer seus e-mails é como você esvazia suas caixas de entrada. A recomendação do David Allen é que você clique no e-mail mais recente da sua caixa, abra e pergunte-se: O que é isso? (Talvez você tenha que ler até e-mails maiores para saber do que se trata). Demanda ação?

Esse ponto é essencial porque, se não demanda ação, você pode deletar (se não for mais precisar dele), arquivar (se for algo que precisa ser guardado, como referência) ou incubar, se for algo que não demanda ação agora mas pode demandar no futuro.

Caso o e-mail demande ação, vale a pena se perguntar também: e qual a próxima ação aqui? Porque a próxima ação representa exatamente a próxima ação física e visível que vai mover aquela situação adiante. Vai fazê-la andar. Uma vez que você defina essa próxima ação, você tem três opções: fazer (se levar menos de dois minutos), delegar (você pode encaminhar o e-mail para a pessoa mais apropriada, com orientações para resolvê-lo) ou adiar para você fazer no momento mais apropriado. Esse e-mail pode ser alocado em uma pasta do seu e-mail chamada @ AÇÃO (apenas a título de curiosidade, os e-mails que você delegar podem ser armazenados em uma pasta chamada @ AGUARDANDO).

Dessa maneira, muito rapidamente você consegue zerar a sua caixa de entrada.

A nossa recomendação é que você processe sua caixa de entrada várias vezes por dia, nos seus intervalos entre um compromisso e outro, de preferência estando em seu computador, pois é mais fácil escrever e responder do que pelo celular. O celular, no entanto, pode ser muito útil para checagens de urgência. Quando você estiver em viagem, por exemplo, pode querer checar seus e-mails antes de entrar no avião, enquanto estiver em translado entre o aeroporto e o hotel e entre seus diversos outros compromissos profissionais. Mas essa checagem serve apenas para você verificar se não há nada urgente antes de sentar e processar seus e-mails ao computador. Não é “esclarecer” a caixa de entrada.

Uma boa dica para quando você ficar muito tempo offline (no dia da viagem em si ou ao longo de um dia fora, em compromissos como reuniões e outros) é inserir uma resposta automática, como aquela que colocamos quando saímos de férias, avisando que você está em viagem e que está com acesso restrito aos e-mails, mas responderá em breve. Caso você tenha outras pessoas na equipe que possam resolver algumas questões em sua ausência, você pode colocar o contato deles nessa resposta automática. Dessa maneira, você contém a ansiedade de quem estiver te escrevendo e esperando uma resposta muito breve, pois essa pessoa saberá que você está indisponível naquele dia.

Vale a pena aproveitar alguns momentos em suas viagens para abrir seu computador e esclarecer os e-mails adequadamente. Se você planejar chegar ao aeroporto com antecedência, esse período anterior ao vôo é excelente para processar a sua caixa. Caso o vôo seja longo e você use um programa de e-mails como o Outlook, que permite que você baixe os e-mails em sua máquina, pode respondê-los durante o vôo e, quando chegar a um local que tenha conexão, o Outlook disparará os e-mails.

Caso você se sinta à vontade, pode ser uma boa aproveitar alguns períodos enquanto você estiver no hotel para processar a sua caixa de entrada. Pela manhã, se gostar de acordar mais cedo, ou de noite, antes de encerrar oficialmente o seu expediente, podem ser bons momentos.

Uma caixa de entrada vazia não significa apenas a sensação de controle e a imensa satisfação que temos ao vê-la zerada (o que é ótimo), mas também a certeza de que nada te pegará de surpresa nem terá um gargalo em você. Você conseguiu arquivar tudo o que não demandaria ação, deletar o que fosse lixo, resolver o que levaria menos de dois minutos, delegar o que era mais apropriado outra pessoa fazer e organizar em um único lugar todos os e-mails que só você pode resolver.

Vale lembrar que essa pasta @ AÇÃO pode ser acessada todos os dias, nos intervalos entre os seus compromissos, para que você resolva aos poucos tudo o que estiver ali. Durante viagens, você pode aproveitar também os períodos de vôos ou no aeroporto para trabalhar nessa lista.

Com um pouco de organização e a construção de pequenos processos pessoais, dá para manter o e-mail sob controle mesmo quando estiver viajando a trabalho.

logoPalavraInstrutor

Foto por Anete Lūsiņa em Unsplash

Como acessar a sua conta do Google pelo Outlook

GMAIL e OUTLOOK são, sem dúvida, dois dos mais populares sistemas para acesso a e- mail na atualidade.

Segundo dados do site Email Client Market Share, o Gmail é utilizado por 16% dos usuários, enquanto o Outlook e o Outlook.com somam 12% (dados de setembro/2016). Muitos adeptos do GMAIL não querem ouvir falar de OUTLOOK e vice-versa. Mas há aqueles que gostam dos dois mundos. Nesse tutorial veremos como configurar o Outlook para acessar uma conta do GMAIL.

emailclientmarketshare.png Continue lendo “Como acessar a sua conta do Google pelo Outlook”

Aprenda a organizar seus e-mails com GTD

 

 ta_chovendo_email.jpg

Está chovendo e-mail. 32,3 milhões de domicílios no Brasil acessam a internet, segundo o CETIC (Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação). Hoje, quase nos comunicamos mais por e-mail que por qualquer outro recurso. Saber dominar nossos e-mails tornou-se essencial. Durante os treinamentos, a Call Daniel nos mostra algumas maneiras eficazes para lidar com este volume enorme de mensagens que recebemos diariamente. São estas dicas de processamento e organização de e-mails que trazemos para você hoje. Continue lendo “Aprenda a organizar seus e-mails com GTD”

Domine sua caixa de entrada com as técnicas do David Allen – parte 2

E-MAIL SOB CONTROLE
por David Allen
parte 2

Esta é a segunda parte da tradução de um texto do David Allen que explica detalhadamente como é possível manter nossos e-mails sob controle.

delete.jpg

 

O Desafio em Andamento

Você deve revisar e-mails de ação consistentemente. Uma vez que você tenha esvaziado sua entrada, vai se sentir fantástico. Mas você não pode ignorar o lote de e-mails de AÇÃO que você organizou. O problema com os computadores como ferramentas de lembrete é a síndrome fora-de-alcance-fora-da-mente. Se você não revisa com frequência suficiente, eles começarão a desgastá-lo, criando ainda mais rejeição e sentimentos ruins. As pessoas deixam e-mails em sua Entrada para começar pela mesma razão que empilham coisas em sua mesa, pensando “Está na minha frente, não vou perder ou esquecer isto”.  É claro, esse aparentemente prático hábito de constatar visualmente, é anulado pelo volume e ambiguidade do que está nas pilhas. Elas criam apatia ao invés de clareza. É muito mais fácil acessar sua carga de trabalho com e-mails de ação organizados em um lugar. Mas isso requer o bom hábito de checar esse lugar regularmente para se sentir OK sobre o que você não está fazendo com eles naquele momento.

Continue lendo “Domine sua caixa de entrada com as técnicas do David Allen – parte 2”

Pergunte ao Daniel: Como manter o sincronismo entre Outlook, Hotmail, iPhone e Android


A dúvida:

Utilizando o Outlook, ao se criar um compromisso a partir de um e-mail ele não é sincronizado com o iPhone da forma esperada.
Como resolver isso?

Resolução do problema:

iPhone: 

É muito útil ter o conteúdo do e-mail à mão no momento do compromisso não é mesmo?

Dicas de Outlook 2013 – como categorizar os e-mails de clientes importantes

 

Você está esperando ansiosamente um e-mail de um cliente VIP e gostaria de vê-lo em destaque? Gostaria de destacar todos os e-mails dos clientes mais importantes? Ou talvez queira simplesmente reconhecer rapidamente todos os e-mails vindos do seu gestor? Para resolver isso, você pode categorizar estes e-mails, veja como neste artigo.

Continue lendo “Dicas de Outlook 2013 – como categorizar os e-mails de clientes importantes”