Como gerenciar os modos de exibição do Outlook

No treinamento Método GTD para Mais Produtividade e Menos Estresse mostramos o recurso de formatação condicional do Outlook que nos ajuda a priorizar e- mails. Criamos as regras somente Eu (com maior destaque) e Eu em cópia (menor destaque).

Como foi visto, as regras criadas valem sempre para a pasta onde foram criadas. Então se criamos a regra na Caixa de Entrada, os e-mails dessa pasta serão coloridos conforme a regra.

Nesse tutorial mostraremos como fazer para que as mesmas regras sejam aplicadas nas demais pastas. Continue lendo “Como gerenciar os modos de exibição do Outlook”

Truques para aumentar sua produtividade no Outlook

Milhões de pessoas usam o Microsoft Outlook todos os dias para gerenciar seus e-mails e agendas no trabalho. Isso não é surpresa, já que o Office é a plataforma de colaboração e produtividade mais popular do mundo. Mas a verdade é que poucas pessoas realmente sabem como aproveitar todos os recursos e benefícios do Outlook.

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Seja você um contador, advogado ou profissional de marketing, aprender alguns truques simples pode economizar seu tempo, ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência e colaborar melhor com colegas e clientes.

Aqui estão sete truques simples do Microsoft Outlook que você pode usar para levar sua produtividade ao próximo nível: Continue lendo “Truques para aumentar sua produtividade no Outlook”

Dicas de Outlook 2013 – como categorizar os e-mails de clientes importantes

 

Você está esperando ansiosamente um e-mail de um cliente VIP e gostaria de vê-lo em destaque? Gostaria de destacar todos os e-mails dos clientes mais importantes? Ou talvez queira simplesmente reconhecer rapidamente todos os e-mails vindos do seu gestor? Para resolver isso, você pode categorizar estes e-mails, veja como neste artigo.

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Como arquivar e-mails antigos com eficiência no Outlook

Com relação aos e-mails, um dos princípios que seguimos no GTD é separar os e-mails que demandam ação daqueles que não demandam. Um dos obstáculos que podemos encontrar no início é o grande volume de e-mails antigos acumulados na nossa caixa de entrada.

Selecionar os e-mails e arrastar para uma pasta de referência (por exemplo, Arquivo), pode ser uma opção. No entanto, quando o volume de mensagens é muito alto, isso pode não ser eficiente e até causar travamento no Outlook.

Uma técnica que pode ser aplicada é a criação de uma regra simples para mover as mensagens recebidas até uma determinada data. A regra só precisa ser executava uma vez, depois pode ser descartada ou desativada.

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Utilizando o Recurso de Formatação Condicional do Calendário do Outlook

pergunte_calldaniel_gdeEm alguns treinamentos surgem perguntas a respeito do Calendário – se não conseguiríamos colorir compromissos de acordo com alguma condição, isso é possível utilizando-se a mesma técnica da Formatação Condicional.

No exemplo aqui, configuramos uma regra para mostrar compromissos que tenham a palavra “em trânsito” no campo Assunto, para que apareçam com a cor laranja: Continue lendo “Utilizando o Recurso de Formatação Condicional do Calendário do Outlook”

Dica de Outlook 2013 e 2010: Como criar um novo calendário

Você sabia que pode ter e usar mais de um calendário ao mesmo tempo? Veja aqui como visualizar lado a lado seus compromissos pessoais e profissionais.

 

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Nossa vida é uma só e o tempo disponível diariamente não aumenta só porque começamos a estudar ou ganhamos um novo membro na família. Então pode ser uma ótima ideia inserir em nossa agenda/calendário todos os compromissos assumidos para visualizar com clareza se eles cabem realmente nos dias que pensamos a princípio.

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Dica de Outlook: Como criar Reuniões

Antes de sua próxima reunião, lembre-se de praticar uma respiração profunda como indica o MIND.

Mas melhore também a efetividade de suas reuniões usando o Outlook. Ele verifica as agendas dos participantes para entendermos quem pode ou não e oferece os melhores horários.

 

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Por causa da disponibilidade das pessoas selecionadas, você pode optar também por marcar algumas das pessoas como opcionais, aumentando suas chances de encontrar um horário. O Microsoft Outlook tem o recurso de autoescolher, baseado nas seleções de pessoas e suas respectivas agendas.

 

Neste vídeo tutorial, você entenderá como fazer em menos de 4 minutos. Continue lendo “Dica de Outlook: Como criar Reuniões”