Como manter o e-mail em dia mesmo em viagens a trabalho

Quem viaja bastante a trabalho sabe que não é fácil manter uma rotina de acompanhamento, leitura e resposta aos e-mails. Neste artigo, traremos algumas dicas de acordo com o método GTD para que você mantenha a sua caixa de entrada sob controle mesmo em meio a uma viagem a trabalho e tantos compromissos.


Em primeiro lugar, lembre-se que uma caixa de entrada de e-mails é apenas uma ferramenta de captura como qualquer outra. Assim como você pode capturar lembretes, informações e ideias em um bloco de notas, alguém pode capturar “por você” enviando mensagens.

Em segundo lugar, é importante lembrar que, como toda ferramenta de captura, ela deve ser esvaziada com uma certa regularidade, de modo que não vire um “gargalo” em você. David Allen, autor do método GTD, diz que demanda muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que uma caixa com mil e-mails. Por quê? Porque uma caixa com mil e-mails, por mais que estejam lidos, representam pendências para você, mas pendências de todos os tipos. Você pode ter um e-mail que você precise resolver, outro que está esperando resposta de terceiros, ou até mesmo e-mails que você ainda não sabe direito como lidar. A proposta do GTD é organizar esses e-mails em outro lugar, uma vez que você os esclareça.

Esclarecer seus e-mails é como você esvazia suas caixas de entrada. A recomendação do David Allen é que você clique no e-mail mais recente da sua caixa, abra e pergunte-se: O que é isso? (Talvez você tenha que ler até e-mails maiores para saber do que se trata). Demanda ação?

Esse ponto é essencial porque, se não demanda ação, você pode deletar (se não for mais precisar dele), arquivar (se for algo que precisa ser guardado, como referência) ou incubar, se for algo que não demanda ação agora mas pode demandar no futuro.

Caso o e-mail demande ação, vale a pena se perguntar também: e qual a próxima ação aqui? Porque a próxima ação representa exatamente a próxima ação física e visível que vai mover aquela situação adiante. Vai fazê-la andar. Uma vez que você defina essa próxima ação, você tem três opções: fazer (se levar menos de dois minutos), delegar (você pode encaminhar o e-mail para a pessoa mais apropriada, com orientações para resolvê-lo) ou adiar para você fazer no momento mais apropriado. Esse e-mail pode ser alocado em uma pasta do seu e-mail chamada @ AÇÃO (apenas a título de curiosidade, os e-mails que você delegar podem ser armazenados em uma pasta chamada @ AGUARDANDO).

Dessa maneira, muito rapidamente você consegue zerar a sua caixa de entrada.

A nossa recomendação é que você processe sua caixa de entrada várias vezes por dia, nos seus intervalos entre um compromisso e outro, de preferência estando em seu computador, pois é mais fácil escrever e responder do que pelo celular. O celular, no entanto, pode ser muito útil para checagens de urgência. Quando você estiver em viagem, por exemplo, pode querer checar seus e-mails antes de entrar no avião, enquanto estiver em translado entre o aeroporto e o hotel e entre seus diversos outros compromissos profissionais. Mas essa checagem serve apenas para você verificar se não há nada urgente antes de sentar e processar seus e-mails ao computador. Não é “esclarecer” a caixa de entrada.

Uma boa dica para quando você ficar muito tempo offline (no dia da viagem em si ou ao longo de um dia fora, em compromissos como reuniões e outros) é inserir uma resposta automática, como aquela que colocamos quando saímos de férias, avisando que você está em viagem e que está com acesso restrito aos e-mails, mas responderá em breve. Caso você tenha outras pessoas na equipe que possam resolver algumas questões em sua ausência, você pode colocar o contato deles nessa resposta automática. Dessa maneira, você contém a ansiedade de quem estiver te escrevendo e esperando uma resposta muito breve, pois essa pessoa saberá que você está indisponível naquele dia.

Vale a pena aproveitar alguns momentos em suas viagens para abrir seu computador e esclarecer os e-mails adequadamente. Se você planejar chegar ao aeroporto com antecedência, esse período anterior ao vôo é excelente para processar a sua caixa. Caso o vôo seja longo e você use um programa de e-mails como o Outlook, que permite que você baixe os e-mails em sua máquina, pode respondê-los durante o vôo e, quando chegar a um local que tenha conexão, o Outlook disparará os e-mails.

Caso você se sinta à vontade, pode ser uma boa aproveitar alguns períodos enquanto você estiver no hotel para processar a sua caixa de entrada. Pela manhã, se gostar de acordar mais cedo, ou de noite, antes de encerrar oficialmente o seu expediente, podem ser bons momentos.

Uma caixa de entrada vazia não significa apenas a sensação de controle e a imensa satisfação que temos ao vê-la zerada (o que é ótimo), mas também a certeza de que nada te pegará de surpresa nem terá um gargalo em você. Você conseguiu arquivar tudo o que não demandaria ação, deletar o que fosse lixo, resolver o que levaria menos de dois minutos, delegar o que era mais apropriado outra pessoa fazer e organizar em um único lugar todos os e-mails que só você pode resolver.

Vale lembrar que essa pasta @ AÇÃO pode ser acessada todos os dias, nos intervalos entre os seus compromissos, para que você resolva aos poucos tudo o que estiver ali. Durante viagens, você pode aproveitar também os períodos de vôos ou no aeroporto para trabalhar nessa lista.

Com um pouco de organização e a construção de pequenos processos pessoais, dá para manter o e-mail sob controle mesmo quando estiver viajando a trabalho.

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Foto por Anete Lūsiņa em Unsplash

Quando postergamos tarefas

“Deixa isso esperando um pouco. Depois eu faço. Amanhã…” Quem nunca postergou que atire a primeira pedra!

 

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Procrastinar x postergar. Existe diferença?

 

A única diferença entre procrastinar e postergar é que uma adia para amanhã e a outra adia para depois. Tanto faz usar uma ou outra – o que importa é que sua tarefa não será feita hoje ou no prazo que você havia estipulado.

Mas, se era para hoje, por que estamos adiando?


Se for um compromisso assumido com outra pessoa,  geralmente você se obriga a cumprir. Mas se for assumido apenas com você mesmo, então pode adiar sem problemas. É isso? Continue lendo “Quando postergamos tarefas”

Veja como utilizar mapas mentais

O que são mapas mentais, para que servem e como usá-los. Estas são suas dúvidas? Este artigo pretende respondê-las.

 

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Mapas mentais são representações gráficas utilizadas para apoiar seus pensamentos em torno de um tema ou conjunto de temas específicos. Não existem restrições, sua imaginação é o limite. Desde simples listas de tarefas até o gerenciamento de um grande projeto, qualquer pensamento pode ser beneficiado por um mapa mental.

Continue lendo “Veja como utilizar mapas mentais”

A verdade sobre o equilíbrio pessoal e profissional


A verdade é que a verdade possui muitos pontos de referência. Pelos pontos que tenho usado atualmente entendo que o equilíbrio só pode ser alcançado quando os pratos opostos possuem quantidades equivalentes. Mesmas porções de claro e escuro, atividade e repouso, perdas e conquistas. Dedicação compartilhada entre vida pessoal e vida profissional conforme se apresentam as prioridades.

 

Assim, se nosso objetivo é mesmo o equilíbrio, será preciso aprender a lidar bem com este compartilhamento.

 


Você provavelmente ainda não chegou onde gostaria de estar, seja profissional ou pessoalmente e isso pode ser muito frustrante…

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Pergunte ao Daniel: Como você captura ideias em uma reunião?

Eu capturo gravando o áudio e/ou vídeo, anotando num bloquinho de papel e depois ainda peço aos colegas que compartilhem suas anotações comigo.

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Selecionamos os assuntos mais importantes ou urgentes para tratar durante as reuniões. Muitos dos comentários devem ser resgatados depois. Como fazer isso?

Antigamente só tínhamos a opção de (tentar) anotar tudo quanto possível. Claro que a maioria de nós não é taquígrafo e muita coisa boa acabava esquecida. Contentávamo-nos em ter, pelo menos, os compromissos assumidos bem claros para dar conta do recado depois. Continue lendo “Pergunte ao Daniel: Como você captura ideias em uma reunião?”

30 coisas que você pode fazer para NÃO perder tempo nem energia

 

Usar bem nosso tempo e energia disponíveis é uma arte a ser exercitada e aprendida. Onde estão seus desperdícios?

 

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O mundo parece estar cada vez mais rápido. Você já tentou fazer uma retrospectiva, por escrito, de tudo que fez ontem? Tente, mas não desista de primeira. Se você olhar para esta lista 10 vezes, depois de feita, certamente lembrará de algo que ainda não colocou nela mas que efetivamente aconteceu ontem.

 

Este exercício é ótimo para percebermos o quão desatento estamos caminhando. Seja bem detalhista nela: acordei as 6 com o despertador, levantei e fui diretamente para a cozinha beber um copo de água e então ouvi o cachorro da vizinha latir…

  Continue lendo “30 coisas que você pode fazer para NÃO perder tempo nem energia”

Entrevista com Carmen Rodrigues – Presidente da Buckman para América Latina


Carmen Rodrigues é a típica executiva de alta performance. Engenheira Química com inúmeros cursos de extensão além de formação em Harvard. Iníciou sua carreira como representante comercial e galgou posto a posto até tornar-se presidente da Buckman para América Latina.

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A Buckman é uma multinacional americana com presença em todos os continentes. Carmen além de executiva é mãe, esposa e exímia dançarina de Tango. Atribui ao GTD boa parte de sua capacidade para equilibrar tantos pratos com tanta harmonia:

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