Como manter o e-mail em dia mesmo em viagens a trabalho

Quem viaja bastante a trabalho sabe que não é fácil manter uma rotina de acompanhamento, leitura e resposta aos e-mails. Neste artigo, traremos algumas dicas de acordo com o método GTD para que você mantenha a sua caixa de entrada sob controle mesmo em meio a uma viagem a trabalho e tantos compromissos.


Em primeiro lugar, lembre-se que uma caixa de entrada de e-mails é apenas uma ferramenta de captura como qualquer outra. Assim como você pode capturar lembretes, informações e ideias em um bloco de notas, alguém pode capturar “por você” enviando mensagens.

Em segundo lugar, é importante lembrar que, como toda ferramenta de captura, ela deve ser esvaziada com uma certa regularidade, de modo que não vire um “gargalo” em você. David Allen, autor do método GTD, diz que demanda muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que uma caixa com mil e-mails. Por quê? Porque uma caixa com mil e-mails, por mais que estejam lidos, representam pendências para você, mas pendências de todos os tipos. Você pode ter um e-mail que você precise resolver, outro que está esperando resposta de terceiros, ou até mesmo e-mails que você ainda não sabe direito como lidar. A proposta do GTD é organizar esses e-mails em outro lugar, uma vez que você os esclareça.

Esclarecer seus e-mails é como você esvazia suas caixas de entrada. A recomendação do David Allen é que você clique no e-mail mais recente da sua caixa, abra e pergunte-se: O que é isso? (Talvez você tenha que ler até e-mails maiores para saber do que se trata). Demanda ação?

Esse ponto é essencial porque, se não demanda ação, você pode deletar (se não for mais precisar dele), arquivar (se for algo que precisa ser guardado, como referência) ou incubar, se for algo que não demanda ação agora mas pode demandar no futuro.

Caso o e-mail demande ação, vale a pena se perguntar também: e qual a próxima ação aqui? Porque a próxima ação representa exatamente a próxima ação física e visível que vai mover aquela situação adiante. Vai fazê-la andar. Uma vez que você defina essa próxima ação, você tem três opções: fazer (se levar menos de dois minutos), delegar (você pode encaminhar o e-mail para a pessoa mais apropriada, com orientações para resolvê-lo) ou adiar para você fazer no momento mais apropriado. Esse e-mail pode ser alocado em uma pasta do seu e-mail chamada @ AÇÃO (apenas a título de curiosidade, os e-mails que você delegar podem ser armazenados em uma pasta chamada @ AGUARDANDO).

Dessa maneira, muito rapidamente você consegue zerar a sua caixa de entrada.

A nossa recomendação é que você processe sua caixa de entrada várias vezes por dia, nos seus intervalos entre um compromisso e outro, de preferência estando em seu computador, pois é mais fácil escrever e responder do que pelo celular. O celular, no entanto, pode ser muito útil para checagens de urgência. Quando você estiver em viagem, por exemplo, pode querer checar seus e-mails antes de entrar no avião, enquanto estiver em translado entre o aeroporto e o hotel e entre seus diversos outros compromissos profissionais. Mas essa checagem serve apenas para você verificar se não há nada urgente antes de sentar e processar seus e-mails ao computador. Não é “esclarecer” a caixa de entrada.

Uma boa dica para quando você ficar muito tempo offline (no dia da viagem em si ou ao longo de um dia fora, em compromissos como reuniões e outros) é inserir uma resposta automática, como aquela que colocamos quando saímos de férias, avisando que você está em viagem e que está com acesso restrito aos e-mails, mas responderá em breve. Caso você tenha outras pessoas na equipe que possam resolver algumas questões em sua ausência, você pode colocar o contato deles nessa resposta automática. Dessa maneira, você contém a ansiedade de quem estiver te escrevendo e esperando uma resposta muito breve, pois essa pessoa saberá que você está indisponível naquele dia.

Vale a pena aproveitar alguns momentos em suas viagens para abrir seu computador e esclarecer os e-mails adequadamente. Se você planejar chegar ao aeroporto com antecedência, esse período anterior ao vôo é excelente para processar a sua caixa. Caso o vôo seja longo e você use um programa de e-mails como o Outlook, que permite que você baixe os e-mails em sua máquina, pode respondê-los durante o vôo e, quando chegar a um local que tenha conexão, o Outlook disparará os e-mails.

Caso você se sinta à vontade, pode ser uma boa aproveitar alguns períodos enquanto você estiver no hotel para processar a sua caixa de entrada. Pela manhã, se gostar de acordar mais cedo, ou de noite, antes de encerrar oficialmente o seu expediente, podem ser bons momentos.

Uma caixa de entrada vazia não significa apenas a sensação de controle e a imensa satisfação que temos ao vê-la zerada (o que é ótimo), mas também a certeza de que nada te pegará de surpresa nem terá um gargalo em você. Você conseguiu arquivar tudo o que não demandaria ação, deletar o que fosse lixo, resolver o que levaria menos de dois minutos, delegar o que era mais apropriado outra pessoa fazer e organizar em um único lugar todos os e-mails que só você pode resolver.

Vale lembrar que essa pasta @ AÇÃO pode ser acessada todos os dias, nos intervalos entre os seus compromissos, para que você resolva aos poucos tudo o que estiver ali. Durante viagens, você pode aproveitar também os períodos de vôos ou no aeroporto para trabalhar nessa lista.

Com um pouco de organização e a construção de pequenos processos pessoais, dá para manter o e-mail sob controle mesmo quando estiver viajando a trabalho.

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Foto por Anete Lūsiņa em Unsplash

Pensar cansa? O que é cansaço mental?

Muitos usuários de GTD expõem em seus depoimentos que o momento de maior tensão e desgaste ocorre durante as revisões semanais. Este é um momento de pensar, escolher, decidir e também é quando nos fica transparente o volume enorme de tarefas que conseguimos reunir.

Tive um professor de cursinho (de química) que adorava dizer aos alunos: pensar não cansa. Acreditei nele até eu estar no meio da prova do vestibular para a USP e perceber que minha cabeça estava prestes a estourar. 
Exageros à parte, pensar não cansa e pode aumentar muito nossa produtividade à medida que escolhemos melhor o que ou quando fazer as coisas.
Também pode diminuir muito nosso estresse, pelo mesmo motivo.

Mas “tudo que é demais faz mal”, precisamos aprender a manter o equilíbrio. Lembre-se que “tudo é fácil quando se sabe” e precisamos treinar para ficar craques.

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Pergunte ao Daniel: Como administrar projetos e listas de tarefas?

Tarefas, projetos, próximas tarefas/ações, delegadas e dependentes. Qual a melhor maneira de administrar isso?

 

Pergunte a equipe Call Daniel

 

A verdade sobre o equilíbrio pessoal e profissional


A verdade é que a verdade possui muitos pontos de referência. Pelos pontos que tenho usado atualmente entendo que o equilíbrio só pode ser alcançado quando os pratos opostos possuem quantidades equivalentes. Mesmas porções de claro e escuro, atividade e repouso, perdas e conquistas. Dedicação compartilhada entre vida pessoal e vida profissional conforme se apresentam as prioridades.

 

Assim, se nosso objetivo é mesmo o equilíbrio, será preciso aprender a lidar bem com este compartilhamento.

 


Você provavelmente ainda não chegou onde gostaria de estar, seja profissional ou pessoalmente e isso pode ser muito frustrante…

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Uma reflexão sobre nosso trabalho diário

 

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Para alguns de nós, existe uma rotina bem definida em nosso dia de trabalho. Para outros, ao contrário, cada dia é (bem) diferente. Há, ainda, épocas em que aqueles do primeiro grupo passam por períodos de transição em que a rotina é subjugada por novidades a cada dia. Os do segundo grupo, por sua vez, às vezes experimentam períodos de “marasmo”, onde nada de novo acontece. Com tantos cenários possíveis, vale a pena refletir sobre como é o nosso trabalho diário.

Em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer”, David Allen apresenta o Modelo Tríplice do Trabalho Diário, uma ferramenta simples que permite enxergar com maior clareza como empregamos nosso tempo.

Segundo esse modelo, ao longo de um dia de trabalho, nos comprometemos a fazer 3 tipos de atividades: Continue lendo “Uma reflexão sobre nosso trabalho diário”

Não adianta querer fazer tudo ao mesmo tempo. É impossível.

Muitas vezes nos sentimos oprimidos pela vontade de realizar tudo o que queremos ou entendemos como sendo preciso ser feito. Mas isso é uma ilusão, nem sempre cabe tudo no tempo disponível. Para realizarmos o melhor possível, com foco e qualidade, é preciso estar equilibrado.

Sejamos honestos, nossa produtividade cai terrivelmente quando estamos confusos ou estressados. Continuar produzindo sob altos níveis de estresse é comprar uma passagem para adoecer.

 

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Entrevista com Carmen Rodrigues – Presidente da Buckman para América Latina


Carmen Rodrigues é a típica executiva de alta performance. Engenheira Química com inúmeros cursos de extensão além de formação em Harvard. Iníciou sua carreira como representante comercial e galgou posto a posto até tornar-se presidente da Buckman para América Latina.

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A Buckman é uma multinacional americana com presença em todos os continentes. Carmen além de executiva é mãe, esposa e exímia dançarina de Tango. Atribui ao GTD boa parte de sua capacidade para equilibrar tantos pratos com tanta harmonia:

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