Como manter o e-mail em dia mesmo em viagens a trabalho

Quem viaja bastante a trabalho sabe que não é fácil manter uma rotina de acompanhamento, leitura e resposta aos e-mails. Neste artigo, traremos algumas dicas de acordo com o método GTD para que você mantenha a sua caixa de entrada sob controle mesmo em meio a uma viagem a trabalho e tantos compromissos.


Em primeiro lugar, lembre-se que uma caixa de entrada de e-mails é apenas uma ferramenta de captura como qualquer outra. Assim como você pode capturar lembretes, informações e ideias em um bloco de notas, alguém pode capturar “por você” enviando mensagens.

Em segundo lugar, é importante lembrar que, como toda ferramenta de captura, ela deve ser esvaziada com uma certa regularidade, de modo que não vire um “gargalo” em você. David Allen, autor do método GTD, diz que demanda muito menos trabalho manter uma caixa de entrada com zero e-mails que uma caixa com mil e-mails. Por quê? Porque uma caixa com mil e-mails, por mais que estejam lidos, representam pendências para você, mas pendências de todos os tipos. Você pode ter um e-mail que você precise resolver, outro que está esperando resposta de terceiros, ou até mesmo e-mails que você ainda não sabe direito como lidar. A proposta do GTD é organizar esses e-mails em outro lugar, uma vez que você os esclareça.

Esclarecer seus e-mails é como você esvazia suas caixas de entrada. A recomendação do David Allen é que você clique no e-mail mais recente da sua caixa, abra e pergunte-se: O que é isso? (Talvez você tenha que ler até e-mails maiores para saber do que se trata). Demanda ação?

Esse ponto é essencial porque, se não demanda ação, você pode deletar (se não for mais precisar dele), arquivar (se for algo que precisa ser guardado, como referência) ou incubar, se for algo que não demanda ação agora mas pode demandar no futuro.

Caso o e-mail demande ação, vale a pena se perguntar também: e qual a próxima ação aqui? Porque a próxima ação representa exatamente a próxima ação física e visível que vai mover aquela situação adiante. Vai fazê-la andar. Uma vez que você defina essa próxima ação, você tem três opções: fazer (se levar menos de dois minutos), delegar (você pode encaminhar o e-mail para a pessoa mais apropriada, com orientações para resolvê-lo) ou adiar para você fazer no momento mais apropriado. Esse e-mail pode ser alocado em uma pasta do seu e-mail chamada @ AÇÃO (apenas a título de curiosidade, os e-mails que você delegar podem ser armazenados em uma pasta chamada @ AGUARDANDO).

Dessa maneira, muito rapidamente você consegue zerar a sua caixa de entrada.

A nossa recomendação é que você processe sua caixa de entrada várias vezes por dia, nos seus intervalos entre um compromisso e outro, de preferência estando em seu computador, pois é mais fácil escrever e responder do que pelo celular. O celular, no entanto, pode ser muito útil para checagens de urgência. Quando você estiver em viagem, por exemplo, pode querer checar seus e-mails antes de entrar no avião, enquanto estiver em translado entre o aeroporto e o hotel e entre seus diversos outros compromissos profissionais. Mas essa checagem serve apenas para você verificar se não há nada urgente antes de sentar e processar seus e-mails ao computador. Não é “esclarecer” a caixa de entrada.

Uma boa dica para quando você ficar muito tempo offline (no dia da viagem em si ou ao longo de um dia fora, em compromissos como reuniões e outros) é inserir uma resposta automática, como aquela que colocamos quando saímos de férias, avisando que você está em viagem e que está com acesso restrito aos e-mails, mas responderá em breve. Caso você tenha outras pessoas na equipe que possam resolver algumas questões em sua ausência, você pode colocar o contato deles nessa resposta automática. Dessa maneira, você contém a ansiedade de quem estiver te escrevendo e esperando uma resposta muito breve, pois essa pessoa saberá que você está indisponível naquele dia.

Vale a pena aproveitar alguns momentos em suas viagens para abrir seu computador e esclarecer os e-mails adequadamente. Se você planejar chegar ao aeroporto com antecedência, esse período anterior ao vôo é excelente para processar a sua caixa. Caso o vôo seja longo e você use um programa de e-mails como o Outlook, que permite que você baixe os e-mails em sua máquina, pode respondê-los durante o vôo e, quando chegar a um local que tenha conexão, o Outlook disparará os e-mails.

Caso você se sinta à vontade, pode ser uma boa aproveitar alguns períodos enquanto você estiver no hotel para processar a sua caixa de entrada. Pela manhã, se gostar de acordar mais cedo, ou de noite, antes de encerrar oficialmente o seu expediente, podem ser bons momentos.

Uma caixa de entrada vazia não significa apenas a sensação de controle e a imensa satisfação que temos ao vê-la zerada (o que é ótimo), mas também a certeza de que nada te pegará de surpresa nem terá um gargalo em você. Você conseguiu arquivar tudo o que não demandaria ação, deletar o que fosse lixo, resolver o que levaria menos de dois minutos, delegar o que era mais apropriado outra pessoa fazer e organizar em um único lugar todos os e-mails que só você pode resolver.

Vale lembrar que essa pasta @ AÇÃO pode ser acessada todos os dias, nos intervalos entre os seus compromissos, para que você resolva aos poucos tudo o que estiver ali. Durante viagens, você pode aproveitar também os períodos de vôos ou no aeroporto para trabalhar nessa lista.

Com um pouco de organização e a construção de pequenos processos pessoais, dá para manter o e-mail sob controle mesmo quando estiver viajando a trabalho.

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Foto por Anete Lūsiņa em Unsplash

Pensar cansa? O que é cansaço mental?

Muitos usuários de GTD expõem em seus depoimentos que o momento de maior tensão e desgaste ocorre durante as revisões semanais. Este é um momento de pensar, escolher, decidir e também é quando nos fica transparente o volume enorme de tarefas que conseguimos reunir.

Tive um professor de cursinho (de química) que adorava dizer aos alunos: pensar não cansa. Acreditei nele até eu estar no meio da prova do vestibular para a USP e perceber que minha cabeça estava prestes a estourar. 
Exageros à parte, pensar não cansa e pode aumentar muito nossa produtividade à medida que escolhemos melhor o que ou quando fazer as coisas.
Também pode diminuir muito nosso estresse, pelo mesmo motivo.

Mas “tudo que é demais faz mal”, precisamos aprender a manter o equilíbrio. Lembre-se que “tudo é fácil quando se sabe” e precisamos treinar para ficar craques.

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Entrevista com David Allen – parte 7: David esclarecendo os papéis com o GTD

Entrevista com David Allen – parte 7: Esclarecendo os papéis

Em pouco mais de 2 minutos, David Allen encerra a apresentação de seu espaço de trabalho, sua organização e rotina mostrando o processamento da caixa de entrada de papéis. Esclarecido, organizado, feito! Isso é tudo.

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Tudo sobre GTD: Palavra de Instrutor!

Quando criei a Call Daniel em 2009, abracei a missão de ajudar as pessoas a se sentirem mais felizes e produtivas através do método GTD (Getting Things Done).

Para quem ainda não conhece, o GTD foi criado pelo americano David Allen e é hoje aclamado em todo o mundo como o melhor método de Produtividade. Desde que trouxe o método ao Brasil, encontrei enorme receptividade.

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Como gerenciar os modos de exibição do Outlook

No treinamento Método GTD para Mais Produtividade e Menos Estresse mostramos o recurso de formatação condicional do Outlook que nos ajuda a priorizar e- mails. Criamos as regras somente Eu (com maior destaque) e Eu em cópia (menor destaque).

Como foi visto, as regras criadas valem sempre para a pasta onde foram criadas. Então se criamos a regra na Caixa de Entrada, os e-mails dessa pasta serão coloridos conforme a regra.

Nesse tutorial mostraremos como fazer para que as mesmas regras sejam aplicadas nas demais pastas. Continue lendo “Como gerenciar os modos de exibição do Outlook”

Calendário, o mapa do meu dia

O uso efetivo do calendário pode ser um divisor de águas em sua rotina. Não foi à toa que David Allen incluiu essa ferramenta no passo 3 do método GTD, como uma das listas primárias do organizar.

Mas afinal, porque o uso do calendário é importante para o GTD? Quais informações devo listar nele? Ou melhor, quais benefícios posso ter? Essas são perguntas frequentes que podem surgir no decorrer do seu percurso. Buscarei de forma objetiva responder.

Continue lendo “Calendário, o mapa do meu dia”

5 Dicas para trabalhar com mais foco e deixar de procrastinar – com Michelle Rodrigues

Nesta entrevista nossa querida Mi responde com muita personalidade diversas questões coletadas pelos Secretariandos. Um bate papo muito gostoso, recheado de experiências pessoais. Segredo: não são só 5 dicas!

Vale a pena assistir e descobrir estas técnicas de GTD que podem ser usadas por você agora mesmo. Continue lendo “5 Dicas para trabalhar com mais foco e deixar de procrastinar – com Michelle Rodrigues”

Entrevista com David Allen – parte 1: Explorando o local de trabalho GTD do David

Entramos na casa do David Allen, o criador do método GTD, para conhecer o seu sistema. Imperdível.

Neste primeiro vídeo de 3 minutos, David Allen apresenta seu espaço de trabalho super clean. Comenta sobre as diversas ferramentas de captura que mais gosta e utiliza, incluindo seu app favorito.

Continue lendo “Entrevista com David Allen – parte 1: Explorando o local de trabalho GTD do David”