Pergunte ao Daniel: Como administrar projetos e listas de tarefas?

Tarefas, projetos, próximas tarefas/ações, delegadas e dependentes. Qual a melhor maneira de administrar isso?

 

Pergunte a equipe Call Daniel

 

GTD + Outlook + OneNote


Existem muitas ferramentas que podem ser úteis para o GTD. Se você já assimilou o método e sente que está no controle, mantendo a disciplina e incorporando bem os novos hábitos, chegou a hora de escolher suas melhores ferramentas. Algo já consagrado no mercado ou no seu dia-a-dia pode transformar-se em sua melhor ferramenta para GTD. Prefira as que já conhece e domina, mas não deixe de dar uma olhadinha nas novidades de vez em quando.

 

 

Rasgando seda deliberadamente vou logo apoiando o uso do One Note. Principalmente para os novatos em GTD. Minha justificativa é simples: no começo da implementação do método GTD enroscamos em muitos pontos de dúvida. Qual o melhor nome, o melhor local ou agrupamento…  sem perceber paramos todo o processo tentando decidir isso. Escolher o melhor exige um bom planejamento e muita tentativa e erro. Pode ser preciso refazer tudo. Quanto mais simples for para mudar tudo, melhor.  Continue lendo “GTD + Outlook + OneNote”

Pergunte ao Daniel: Como lidar com a cota de armazenamento no Outlook?

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<p>Muitas empresas estabelecem limites para o tamanho do Outlook de seus colaboradores. Quando este limite é excedido, o Outlook simplesmente para de enviar mensagens. Gasta-se um tempo imenso tentando-se diminuir o Outlook, quer seja excluindo mensagens quer seja movendo-as. Leia aqui como driblar este problema com maestria.</p>
<p><span><span>&nbsp;</span></span></p>
<p><span><span></span></span><img src=”https://www.calldaniel.com.br/hs-fs/hub/202144/file-551192664-jpg/images/pergunte_calldaniel_gde.jpg?t=1536089436143″ alt=”pergunte calldaniel gde” class=”alignCenter” style=”display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;”></p>
<p>&nbsp;</p>
<p><span><span>Uma possibilidade muito utilizada é criar um encaminhamento de mensagens do seu Outlook email@suaempresa para outros servidores. Assim poderá apagar as mensagens do outlook tranquilo pois terá um backup no @gmail , @hotmail ou @yahoo (por exemplo).</span></span></p>
<p>&nbsp;</p>
<p><span><span>Considerando que você não tem autorização da empresa para ficar armazenando mensagens, que podem ser confidenciais, em outros servidores, faça assim:</span></span></p>
<table>
<tbody>
<tr>
<td><br><img src=”https://lh6.googleusercontent.com/EA7dCb3Ns7YQofdGm04BRyeC9xTWADVs7j4CvFljRpCWwSxkP3w9ZYobZjIbhyGYNlNimbDA1KjF8y8bwYgi-ABq9peaXtuZsnmq7EyRXKjdhL1Epwfw09gz-xX8JQCBjFM” alt=”” width=”200″ height=”318″><br><br></td>
<td><br>
<ul style=”font-size: 16px;”>
<li> <p>Revisando o tamanho da caixa de correio<span><br><br></span></p> </li>
<ul>
<li> <p>Clique com o botão direito na Caixa de Entrada, depois em propriedades.</p> </li>
<li> <p>Na janela que surge, guia geral, clique em Tamanho da pasta e confira o espaço usado atual.</p> </li>
</ul>
</ul> </td>
</tr>
</tbody>
</table>
<ul>
<li> <p>Uma vez verificado que precisa apagar suas mensagens antes de atingir o volume de travamento, será o momento de criar um backup para poder apagá-las.</p> </li>
<ul>
<li> <p><span>Veja a seguir:</span></p> </li>
</ul>
</ul>
<p>&nbsp;</p>
<table>
<tbody>
<tr>
<td><img src=”https://lh6.googleusercontent.com/oIH3wTkczeHm1Cj3nmB3gRvq-Q_XAVlOz65-n64UkAPGC53BtXpwadw73_C0VXDM6FyE68eXL4_gpTPvq6b3Qcg1EJ1SSv2Os4N-bCP11FH_coW3e6uEdoTiB940XvIwKP4″ alt=”” width=”300″ height=”300″></td>
<td> <p>&nbsp;</p> <p><span style=”font-size: 12.800000190734863px;”>Para a versão 2010 clique na guia “Página inicial” em “Novos itens” (1) depois “Mais itens” (2). Esteja atento ao local de salvamento para encontrar depois, uma pasta como “fevereiro2014” pode ser uma boa ideia. Este arquivo *.pst, salvo no local que você escolheu em seu disco local, é o que contém suas mensagens. Por estar em seu hd não está sujeito ao tamanho restrito de seu servidor da empresa.</span></p> <p>&nbsp;</p> <p><span style=”font-size: 12.800000190734863px;”>A imagem abaixo mostra onde está seu novo *.pst e a possibilidade de mover suas mensagens&nbsp;</span>selecionadas&nbsp;<span style=”font-size: 12.800000190734863px;”>para lá.</span></p> <p><span style=”font-size: 12.800000190734863px;”>&nbsp;</span></p> </td>
</tr>
<tr>
<td colspan=”2″><img src=”https://lh6.googleusercontent.com/Mg4AcEQhaYvXctchKTLlCGnwwZP-2j8T1MZ18ditGOjK170nmAgQ1AIvyJeB0fwNt-vCXWIf2V6UMgNPYKWcjjTimDQMNhw15UHMHCiyRIQi6265lg6ybdbMHr_Q5dGyNMM” alt=”” width=”550″ height=”323″ style=”font-size: 13px; height: 323px; width: 550px; display: block; margin-left: auto; margin-right: auto;”></td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p><span><span><br><span></span><br><span></span></span></span></p>
<span style=”font-size: x-small;”><br></span>
<span style=”font-size: x-small;”><br></span>
<span style=”font-size: 10px;”>&nbsp;</span>
<br>
<table class=”block”>
<tbody>
<tr>
<td>&nbsp;</td>
</tr>
<tr>
<td> <p><span style=”font-size: 12.800000190734863px;”>Arquivamento automático<br><br>Para uma manutenção de arquivamento automático clique no menu “Arquivo” (1), “Informações” (2), “Ferramentas de Limpeza” (3). Repare que ele possui três boas possibilidades (4) a sua escolha.</span></p> </td>
<td><br><img src=”https://lh3.googleusercontent.com/huoURBO-7laYa4QyVCWWJewX0SZrEy0kDTUSvWg9m-vT82kv97rXY2Xxwg1gYrrMg_RawxeSRTHhCCisFXJ1XPzP6Jc8k-xt57mhQN9liYFxUcMTu2mfa3sULQPc8Hk7Uvk” alt=”” width=”400″ height=”437″></td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p><span><br><span></span><br><span></span><span></span></span></p>
<p>&nbsp;</p>
<p>&nbsp;</p>
<p>&nbsp;</p>
<p><span><span>No próximo post abordaremos: Arquivamento manual, Cópia de Segurança e Limpando a Caixa de Correio.</span></span></p>
<p>&nbsp;</p>
<p><span><span>Com estas primeiras providências você já não corre mais o risco de ter seu Outlook travado, mas as dicas continuam no próximo. Aguarde!</span></span></p>
<p>&nbsp;</p>
<p><span><span>Você já visitou </span><a href=”http://www.youtube.com/CallDanielBr”><span>nosso canal do Youtube</span></a><span>? Ele está recheado de vídeos de customização do Outlook para GTD.</span></span></p>
<p><span><span>Até mais,</span></span></p>
<p>Daniel Burd</p>
<p>Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel</p>
<p>&nbsp;</p>
</div>
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